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文档协作的未来将是什么样子的

介绍
前言:前面我进行了对于飞书的文档协作方面的一个竞品分析,让我更加深入的了解了文档协作。但我在飞书看到主要实现的是文档的协作,那么在未来的市场中,大概会是怎么样的发展趋向?是文档协作还是综合内容协作。

目前,飞书的文档协作完成度已经很高了,凭借「多维表格」将 Excel 的一些复杂操作进行了降维,提高了用户的使用效率,精简了很多原来需要复杂操作才能实现的功能,比如「外部文章引用」、「LaTeX」。文档协作,我觉得就功能性而言,飞书已经做得非常好了。

一、文档协作带来的思考

当我在写竞品分析的时候提到的一个迭代方向是「融合飞书妙记和飞书文档」。原因是「飞书妙记」作为飞书里面单独的一个功能,它可以根据视频、音频,提取里面的文字信息,并且自动生成外挂字幕。但是它和飞书文档是相互独立的,文档里插入的视频、音频没有办法进行识别,需要再一次上传到「飞书妙记」进行识别。所以我提出的一个功能就是将「飞书妙记」与「飞书文档」进行融合。让「飞书妙记」存放的视频或音频文件,可以直接在「飞书文档」里面插入使用。

后来我再拓展想了想,是不是可以将多种文件类型进行统一管理并调用,而结合现实中的使用情况,我发现这个功能,就是现在的网盘功能,那么我们在未来加入一个网盘,这样就可以通过将多种文件类型进行一个集中化的管理,然后根据内容所需要的文件,直接在里面进行查找并导入,从而更加便捷的实现我们的表达。当我思考到这儿的时候,我发现,这样还算是文档协作嘛?毕竟未来可能不止是文字啊,或许是视频、音频等。

内容协作而不是文档协作

最开始想到这个名字,是因为看到了一些视频博主使用飞书进行创作,比如「影视飓风」和「老师好我叫何同学」,然后我想到了视频是一种内容表达形式,再联想到文档也是一种内容的表达形式,恰好两者都是服务于内容的,因此我想这个应该叫内容协作吧。

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何同学使用飞书写视频的稿子

无论是内容协作还是文档协作都是满足用户对于文件进行更深层次的管理、应用,将数字化、信息化贯彻到底。通过对于文件的集中化管理,减少了文件外泄、丢失等情况发生的可能性,还减少了使用本地文件带来的额外的传输、沟通成本。更重要的是,除了需要专业工具的工作外,其余的云端化,那么沟通、计划、设计、生产再到落地,一站式的完成所有的事情,形成一个闭环。

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文件是载体,信息是目的。高效的管理各种信息,提高员工的工作效率。它可以统一管理不限于散落在不同软件中的打卡信息、问卷信息、汇报信息、项目管理信息等。

对于公司

从成本方面,可以减少重复文件占用的存储空间,提高了文件的存储效率,同时后期维护这个系统的难度减低;从市场方面,用创造性的解决问题的,提供一套完整的工作流,可以针对性的对行业进行数据库的优化,提高了对于企业吸引力;从产品发展方面,未来可以产生一个个独立的行业云,根据不同行业不同的特点,进行优化,让用户的使用效率能够进一步提高。

对于用户

在安全方面,将内容统一管理,无需保存到本地,减少资料泄露的可能性;协作方面,让多人编辑,提取素材更加便捷;成本方面,减少了额外的网盘、服务器开销,同时节省了大量的沟通成本。

内容协作带来的新挑战

内容协作的展望很好,但这涉及到一些问题,我虽然使用了思维导图进行了脑暴,但个人考虑不全面,因此我也想听听各位的看法。

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信息访问权限

身份访问权限

  • 不同身份访问不同的内容;

  • 是否可编辑。

编辑者权限

  • 是否可以下载、分享文件;

  • 是否有权限可以访问、修改别人已编辑的内容;

  • 是否可以评论;

  • 是否可以添加另外的协作者;

  • 是否可以复制、创建副本。

外部人员访问权限

  • 链接访问、公开访问;

  • 访问者权限(参考编辑者权限)

  • 链接访问次数

  • 临时权限提升

网络环境访问权限

  • 内网

  • 外网

  • IP 访问

访问调度

编辑文件内容

  • 当文件的内容更改过后,引用这个文件的文档是否做出相应的更改,还是创建一个副本,文档的保持不变

  • 多人编辑文件内容的时候,是否可以编辑别人编辑的内容

存储要求

安全

  • 数据传输安全

  • 数据云端保存安全

速度

  • 大型企业异地或者跨国,文件需要高速传输

  • 用户访问的时候,加载速度

  • 用户上传/下载速度

智能分类

  • 按文章分类素材库

  • 按文件类型分类

  • 按日期分类

  • ……

隐私

  • 生产资料放在云端,是否安全

  • 需要符合那些规范

  • 需要符合各国对于数据安全的法律法规

  • 保护个人信息

  • 防范硬件盗取数据

文件同步、备份

  • 公共云/私有云/混合云,哪些内容保存到哪里,如何保存

  • 不同终端之间,设置同步机制

  • 文件一定要有备份,因此需要有一个备份机制。

总结

内容协作是一个充满想象力的方向,它或许将会在未来产生巨大的价值,但也伴随着较大的挑战。未来会按照这个发展吗?不一定,或许会出现一个新的方法、新的方式也说不定。我希望可以和各位进行交流讨论,让彼此都更进一点点。


写完了 Google 搜索一下,发现已经有了相关的概念,甚至在 7 月份发表了相关的报告。这是链接,感兴趣的朋友可以进一步了解。

https://report.iresearch.cn/report/202207/4037.shtml